CONDICIONES INICIALES DE USO DEL APLICATIVO DE CAPTURA PMI
Para una óptima ejecución del aplicativo hacemos unas recomendaciones generales de software
- Sistema operativo Windows xp con sp2 (service pack 2) o superior.
- Office 2003 o superior.
IMPORTANTE
- Al finalizar el proceso de diligenciamiento debe guardarse este archivo de Excel nombrándolo de la siguiente forma:
PMI_Nombre de institución_ secretaria ej: “PMI_IE SAN RAFAEL_SECRETARIA DEL CESAR.”
- Recuerde que para guardar la información en el archivo y no perderla debe constantemente utilizar el botón guardar de Excel durante el proceso de diligenciamiento.
- Una vez diligenciada la herramienta de captura en formato Excel (PMI) debe enviarse al correo informacionsigce@asegest.com. Esta información no será migrada al sistema, La herramienta captura de PMI es un instrumento que le permitirá identificar la información solicitada por el sistema y el registro ordenado de la misma.
INTRODUCCIÓN
En desarrollo del proyecto de implementación del Sistema de Información y Gestión de Calidad Educativa – SIGCE, el Ministerio de Educación Nacional, con el apoyo de la firma consultora Asesoría y Gestión Cía. Ltda., se encuentra realizando un proceso de levantamiento de información de los Planes de Mejoramiento Institucional – PMI, pertenecientes a los diferentes Establecimientos Educativos del país.
Con miras al cumplimiento de este objetivo, se diseñó una herramienta que tiene un Instructivo de uso que se presenta más adelante en este documento, y que deberá ser diligenciada tomando como base la información contenida en la autoevaluación institucional presentada ante la Secretaría de Educación o Ente Territorial correspondiente.
Como es de su conocimiento, el PMI cuenta con tres etapas o momentos principales que se repiten periódicamente, y buscan el fortalecimiento continuo y progresivo de la institución, que conlleva a mejorar la calidad educativa. Para el uso y diligenciamiento de la herramienta de levantamiento de información del PMI, el establecimiento solamente recurrirá a las dos primeras etapas.
1. Autoevaluación Institucional: los integrantes del establecimiento educativo identifican sus fortalezas y oportunidades para mejorar, teniendo en cuenta indicadores de calidad. De igual forma, elaboran las preguntas de apoyo, las cuales sirven como herramienta para la toma de decisiones.
2. Elaboración del Plan de Mejoramiento para un período determinado (Generalmente tres años), en el que se definen objetivos, metas, actividades, tiempos, recursos y responsables de cada tarea, con miras a lograr los propósitos acordados.
3. Seguimiento permanente al desarrollo del plan de mejoramiento: para identificar oportunamente alcances, logros en la ejecución y posibles retrasos, y así tomar las medidas pertinentes para retomar el rumbo,
En las páginas siguientes, se presenta el instructivo de uso de la herramienta de levantamiento de información del PMI de forma gráfica, detallada y visualmente amigable con el usuario.
APLICACIONES
- Se recomienda siempre diligenciar las hojas del archivo de Excel en orden de izquierda a derecha, empezando con “REVI_IDENT” (Revisión de Identidad Institucional) y finalizando con “F_DOC” (Formación docente).
- Los campos a diligenciar se caracterizan por un color verde claro.
- Tenga en cuenta que la información del PMI está relacionada con el PEI, por ejemplo las actividades de seguimiento.
En algunas puntos encontrará unas casillas de advertencia que le ayudaran a identificar posibles inconsistencias en la información. En este caso la aplicación nos dice de forma automática, que debemos verificar la información. Como se puede apreciar, este mensaje aparece si el número de estudiantes certificados es mayor que el número de estudiantes inscritos.
- En la hoja “contexto” podrá hacer el análisis de la pertinencia del PEI con relación al contexto en el que se encuentre.
Los establecimientos educativos no están solos; se encuentran ubicados en entornos sociales, productivos y culturales particulares, con los cuales deben interactuar en forma permanente. Deberá diligenciar el porcentaje de participación de los distintos estratos o grupos en cada una de las características de las familias y estudiantes. Como se ve en la imagen de la página anterior, la aplicación mostrará un recuadro rojo en la parte derecha, si la sumatoria del porcentaje es mayor al 100%.
- En la parte inferior de la hoja “contexto” encontrará como referencia la definición de la clasificación de las características sociales.
- Autoevaluación - La gestión del establecimiento educativo abarca varias áreas, procesos y componentes
Los establecimientos educativos han evolucionado: han pasado de ser instituciones cerradas y aisladas, a funcionar como organizaciones abiertas, autónomas y complejas. Esto significa que requieren nuevas formas de gestión para cumplir sus propósitos; desarrollar sus capacidades para articular sus procesos internos y consolidar su PEI.
Esta nueva gestión debe tener en cuenta las áreas estratégicas de la vida institucional, las cuales son:
· Gestión directiva: Esta área se centra en el direccionamiento estratégico, la cultura institucional, el clima y el gobierno escolar, además de las relaciones con el entorno.
· Gestión académica: señala cómo se enfocan las acciones para lograr que los estudiantes aprendan y desarrollen las competencias necesarias para su desempeño personal, social y profesional.
· Gestión administrativa y financiera: Tiene a su cargo todos los procesos de apoyo a la gestión académica; la administración de la planta física, los recursos y los servicios; el manejo del talento humano; y el apoyo financiero y contable.
· Gestión de la comunidad: como su nombre lo indica, se encarga de las relaciones de la institución con la comunidad; así como de la participación y la convivencia, la atención educativa a grupos poblacionales con necesidades especiales bajo una perspectiva de inclusión, y la prevención de diferentes tipos de riesgos.
Al interior de estas áreas hay un conjunto de procesos y componentes, que deben ser evaluados periódicamente, a fin de identificar los avances y las dificultades, y de esta forma establecer las acciones que permitan superar los problemas; tanto los procesos, como los componentes, son los referentes para emprender la ruta del mejoramiento que se describe en la etapa de autoevaluación, parte de esta guía.
En la hoja “AUTOEVA” (Autoevaluación) podrá diligenciar la información de la autoevaluación de las áreas de gestión. Allí, en la parte izquierda encontrará las áreas de gestión, sus procesos y sus componentes.
La autoevaluación debe ser liderada por el rector o director, quien dirige el proceso, coordina los recursos y los equipos, asigna funciones y tareas, y responde por la calidad de los resultados. Para esto debe contar con el apoyo del equipo de gestión institucional y del consejo directivo, así como, con la activa participación de representantes de todos los estamentos de la comunidad educativa.
En la parte central deberá identificar la correspondiente valoración. Esta herramienta cuenta con una escala de cuatro niveles de desarrollo, cada uno con un valor numérico:
1 (“existencia”): hay un desarrollo incipiente, parcial o desordenado, y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada.
2 (“pertinencia”): hay algunos principios de planeación y articulación de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas.
3 (“apropiación”): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulación y, en general, son conocidas por la comunidad educativa.
4 (“mejoramiento continuo”): los procesos están consolidados y son evaluados periódicamente para fortalecerlos.
De igual forma se debe detallar en el campo Justificación el análisis de la valoración realizada con respecto al funcionamiento del Establecimiento Educativo.
- El entendimiento detallado y profundo de las fortalezas, y oportunidades del establecimiento es la base para la definición de un buen plan de mejoramiento; las Oportunidades se diligencian en las columnas (“F” y “G”) Factor interno y factor externo y la información de las Fortalezas se diligencia en las columnas (“H” y “I”) bajo el título “ANÁLISIS DE FACTORES Y CONDICIONES DE LAS FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO DEL E.E”.
- Una vez identificados los factores críticos relacionados con cada una de las oportunidades de mejoramiento, se establecerán, de manera consensuada, las prioridades de actuación en cada caso. En este proceso es útil emplear los siguientes criterios para analizar cada factor:
· Urgencia: qué tan apremiante es la necesidad de que el establecimiento educativo supere un determinado factor crítico.
· Tendencia: qué tanto se agravaría la situación institucional si no se elimina un determinado factor crítico.
· Impacto: cuál es la incidencia de un determinado factor crítico en el logro de unos resultados concretos.
En la parte derecha de “AUTOEVA” encontrará las opciones las cuales se calificarán de 1 a 4 las características descritas:
Es importante que marque con una “x” aquellos factores que quiera asociar a un objetivo. En seguida, debe numerar de 1 a 12 (por orden de importancia, de acuerdo a la sumatoria total, no siendo de obligatoriedad los doce, pueden ser menos) los factores que va a desarrollar en la elaboración de objetivos. Como recomendación serían dos por área de gestión.
- En la hoja “ConAUTO” encontrará unas preguntas de apoyo relacionadas a la autoevaluación
- Con base en el análisis de las oportunidades de mejoramiento y de los factores críticos de los objetivos del plan, estos constituyen su horizonte. De acuerdo con la información diligenciada en la autoevaluación, los factores que se asociaron a un objetivo y que se numeraron entre 1 y 12 aparecerán en la hoja “OBJS” (Objetivos) para que se registren los objetivos, las metas, indicadores, responsables, fechas de inicio, fechas de cumplimiento, acciones y tareas.
Tenga en cuenta, que de la información que usted relacione en esta hoja dependerá la información de las siguientes hojas.
Los Objetivos Estratégicos deberán dar cuenta de los logros que la institución pretende alcanzar, en el marco de las grandes orientaciones que la animan en cuanto a Misión, Visión, Valores y Principios. Estos objetivos deberán responder a la pregunta ¿qué queremos lograr?
Se considera que los objetivos son estratégicos cuando se proyectan en el mediano o largo plazo y no solamente a la contingencia inmediata.
- En la hoja de “MET_IND” (Metas-Indicadores) definirá las características de las metas e indicadores, basándose en la información que diligencio en la hoja anterior. La aplicación auto diligencia los campos de metas e indicadores con la información de la hoja “OBJS” (Objetivos).
La definición de metas se debe realizar por año según Plan de Mejoramiento.
Una META debe indicar con claridad QUÉ se quiere alcanzar, en qué CANTIDAD (expresión medible) y para CUÁNDO (plazo) se espera que se logre el propósito planteado
Definidas las metas es necesario contar con instrumentos que permitan conocer cual es su grado de avance y cumplimiento, estos instrumentos son los indicadores de gestión.
- Al igual que en la hoja de definición de metas e indicadores, en la hoja “ACCS” (Acciones) el sistema le traerá las acciones diligenciadas en la hoja “OBJS” para que usted defina las características de estas.
Para lograr los objetivos y las metas del plan de mejoramiento es necesario definir las actividades que permitirán obtener los resultados previstos, los responsables, los recursos requeridos y la estrategia de calidad asociada a la acción. Para su ejecución conforman las acciones, orientando el trabajo en equipo de forma eficiente, coordinado y organizado para un periodo de tiempo determinado.
- De la misma manera que en los puntos anteriores, en la hoja “TARS” (Tareas) aparecerán las tareas escritas en “OBJS” para que determine sus características.
El desarrollo de las diferentes actividades de forma específica se da cumplimiento a las acciones.
- Por último en la hoja “F_DOC” (Formación Docente) se hará la definición de formación docente y sus temáticas. En la parte izquierda tendrá, que escribir la información relacionada con el docente.
En la parte derecha deberá seleccionar de unas listas desplegables la información de temáticas de formación docente.
Dependiendo de la categoría seleccionada se habilitan (color azul claro) o deshabilitan las subcategorias (color rojo).
15. Si usted desea imprimir los datos diligenciados en la herramienta de captura, debe dirigirse a la hoja que desea imprimir, seleccionar la vista preliminar y ajustar las propiedades de la impresora correspondiente.
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Las inquietudes que se desprendan del proceso de diligenciamiento de las herramientas podrán ser consultadas por la SE y por los EE de lunes a sábado entre las 8:00 a.m y las 6:00 p.m., a través los siguientes mecanismos de contacto que el soporte del proyecto SIGCE presenta:
· Línea gratuita de teléfono fijo - 01800122255
· Línea celular - 311 866 6931
· Línea en Bogotá - (031) 2102489
